PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM MENGEMBANGKAN EFISIENSI PERUSAHAAN

Menurut O’Brien (2006:29), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem memiliki tiga fungsi dasar yang saling berinteraksi menurut O’Brien (2006:29):

1.      Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses.

2.      Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.

3.      Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya.

Selain memiliki fungsi dasar, sistem mempunyai karakteristik. Gondodiyoto (2007:108) menyebutkan karakteristik dari sistem sebagai berikut:

1.      Sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau sumber daya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.      Memiliki karakteristik khusus yang menjadi “jiwa atau roh” dari sistem tersebut.

3.      Mempunyai sasaran yang akan dicapai.

4.      Konstruksi sistem terdiri dari: masukan-proses-keluaran.

5.      Sistem memerlukan pengendalian. Pengendalian merupakan proses pengaturan yang dipergunakan sistem untuk mengkoreksi setiap penyimpangan dari suatu rangkaian langkah untuk menuju sasaran.

6.      Sistem memiliki pengguna. Setiap sistem harus mengarah sub sistemnya agar dapat mencapai sasaran. Sasaran sistem sebagai ukuran penentu keberhasilan suatu sistem.

7.      Sistem mempunyai keterbatasan.

8.      Terdiri dari subsistem-subsistem yang membentuk suatu jaringan terpadu. Setiap sistem terdiri dari lebih dari satu komponen yang saling terjalin satu sama lain disebut subsistem, yang menjalankan peran tertentu dan menjadi bagian di dalam sistem yang lebih besar. Dalam sistem, subsistem-subsistem tidak berdiri sendiri melainkan saling berinteraksi serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan terpadu sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

Informasi

Husein dan Amin (2002:9) mendeskripsikan, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Sehingga informasi lebih dikenal sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya, dimana informasi tersebut menggambarkan tentang suatu kejadian nyata yang dapat dipahami dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan sekarang maupun masa depan. Dalam perusahaan, informasi menggambarkan tentang kinerja perusahaan. Ada dua tolok ukur untuk menggambarkan kinerja karyawan dalam perusahaan, yaitu:

a.      Efisiensi

Efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum (Wibisono, 2010). Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Sehingga efisien lebih mengarah melakukan sesuatu dengan benar. Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima.

b.      Efektifitas

Definisi efektif adalah suatu pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya (Wibisono, 2010). Efektifitas lebih mengarah pada hasil akhir dari kegiatan yang berjalan dalam perusahaan. Jika hasil kegiatan yang dilakukan perusahaan semakin mendekati sasaran yang ditentukan perusahaan maka semakin tinggi efektifitasnya. Sehingga efektifitas dapat juga diartikan sebagai pengukur keberhasilan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Ada beberapa kriteria dari informasi menurut Gondodiyoto (2007:111), antara lain:

a.      Akurat, reliable (dapat dipercaya). Informasi tersebut kecil kesalahannya sehingga tidak menyesatkan penggunanya.

b.      Relevan (cocok atau sesuai). Informasi harus memberikan arti kepada penggunanya atau informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.

c.       Timely (tepat waktu). Informasi disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan bisa mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Informasi datang kepada pengguna tidak boleh terlambat.

d.      Complete (lengkap). Informasi yang disajikan semua data-datanya sesuai dengan kenyataan.

e.      Understandable (dimengerti). Informasi yang disajikan dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pembuat keputusan.

f.        Verifiable. Informasi yang dihasilkan tidak bias, sehingga dalam pemahamannya tidak menimbulkan Kesalah pahaman.

g.      Accessible. Informasi tersedia pada saat yang diperlukan dalam format sesuai dengan kepentingannya. Informasi dikatakan bernilai apabila manfaat dari informasi lebih efektif dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya.

Sistem Informasi

Sistem informasi dapat secara manual maupun terkomputerisasi. Menurut O’Brien (2006:5), sistem informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Organisasi menyesuaikan

sistem informasinya dengan kebutuhan pemakainya. Tiga tujuan utama bagi sistem informasi, yaitu (Hall, 2001:18):

1.      Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya.

2.      Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan.

Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel

operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif. Menurut Hall (2007:62) bagian perusahaan yang terlibat dalam pengembangan sistem adalah praktisi sistem, pengguna akhir, dan pemegang kepentingan dalam perusahaan.

Perancangan Sistem Informasi

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan sistem dan prosedur baru unutk mendapatkan sistem informasi yang mampu mengelola perusahaan dengan lebih efektif dan efisien. Perancangan sistem baru tidak hanya berupaya untuk mempercepat atau mengotomatisasikan sistem lama, tetapi dapat juga disebut sebagai upaya reorganisasi secara menyeluruh di struktur operasional. Perancangan sistem merupakan salah satu tahapan dalam pengembangan sistem informasi. Metoda pengembangan sistem informasi melalui pendekatan System Development Life Cycle yang disingkat SDLC. System Development Life Cycle adalah proses pengembangan sistem informasi dimulai dari pengumpulan data pemakai atau perencanaan, analisis sistem, desain (rancangan) dan implementasi, serta pemeliharaan sistem. Menurut Gondodiyoto (2007:312), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Dengan kata lain, analisis sistem merupakan proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi suatu permasalahan dengan mengevaluasi kinerja sistem yang telah ada dan dapat mengajukan rancangan sistem yang baru untuk hasil yang lebih baik. Dalam perancangan sistem hal yang dilakukan adalah menyusun rincian desain sistem, memilih alternatif sistem, dan menyiapkan usulan implementasi. Perancangan sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan desain untuk menghasilkan spesifikasi sistem yang dapat memenuh kebutuhan fungsional dalam proses analisis sistem. Sehingga perancangan sistem merupakan aktivitas atau kegiatan untuk menentukan suatu sistem yang diperlukan oleh sistem baru dalam memenuhi kebutuhan fungsional dan bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai tentang sistem yang baru. Pada tahap implementasi meliputi kegiatan: mencari sumber daya hardware dan software, menyiapkan fasilitas fisik, pelatihan user, dan menyiapkan database. Maintenance atau pemeliharaan meliputi: memonitor operasional sistem aplikasi tersebut, memperbaiki bila terjadi kesalahan-kesalahan kecil atau melakukan perubahan sederhana.

Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Mengembangkan Efisiensi Perusahaan

Perancangan sistem informasi akuntansi sudah banyak digunakan dalam perusahaan yang sedang berkembang sehingga persaingan bisnis perusahaan dapat berjalan. Menurut Ma’roep (2009) sistem informasi merupakan sistem yang menjelaskan secara tertulis tentang tanggung jawab pembuatan informasi. Pada PT Indomobil Surabaya penggunaan sistem informasi bertujuan untuk menunjang kegiatan penjualan. Perusahaan memasarkan produknya untuk dapat menguasai pasar seluas-luasnya. Informasi yang diperoleh dari sistem informasi harus memadai untuk menampung, menyeleksi, mengolah dan menyajikan informasi yang berguna sesuai dengan kondisi perusahaan. Penggunaan sistem informasi akuntansi penjualan secara tepat dapat mendukung aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Sistem yang berjalan melalui proses yang berurutan. Pada PT Indomobil Surabaya penjualan tunai mewajibkan pembeli melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diserahkan dari perusahaan kepada pembeli. Sehingga bagian-bagian dari PT Indomobil Surabaya yang terlibat dala transaksi penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian penagihan. PT Indomobil Surabaya memisahkan antara fungis penjualan dan fungsi akuntansi. Dengan adanya pemisahan antara fungsi penjualan dan fungsi akuntansi peningkatan efisiensi akan dapat disimpulkan. Widhiyani (2007) berpendapat bahwa perkembangan teknologi tidak hanya pada perusahaan manufaktur dalam penggunaan sistem informasi. Di bidang jasa konstruksi, sistem informasi memberikan informasi dalam menentukan nilai persediaan barang. Dengan adanya sistem informasi akuntansi dalam jasa konstruksi didapatkan informasi yang akurat. Bahan-bahan yang digunakan dalam proses pembangunan konstruksi harus tepat dan ada juga bahan yang mudah rusak dalam kurun waktu tertentu jika tidak digunakan. Maka fungsi dari sistem informasi akuntansi adalah melakukan pengendalian dalam persediaan bahan. Perancangan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan konstruksi ini menggunakan metode MYOB Accounting Plus dalam menyajikan nilai persediaan barang. MYOB tidak hanya mengotomatisasikan pembukuan tetapi mengintegrasikan secara lengkap seluruh fungsi akuntansi ke dalam satu program. Program MYOB juga memberi manfaat dalam menghemat biaya mengurangi penggunaan kertas dan waktu untuk menelusuri kesalahan pembuatan laporan keuangan maupun laporan lainnya. Dengan adanya program MYOB yang dipakai oleh perusahaan konstruksi dapat disimpulkan bahwa efisiensi perusahaan dapat meningkat karena mengurangi biaya yang dikeluarkan pada saat tidak menggunakan program aplikasi komputer.

SIMPULAN

1.      Sistem informasi akuntansi memberikan kemudahan dalam menerima informasi terkini sehingga dapat membantu manajer untuk menganalisa masalah yang ada dalam perusahaan berdasarkan dengan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan.

2.      Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem informasi dengan cara menganilisis permasalahan, mendesain sistem informasi, mengimplementasikan, dan pemeliharaan sistem yang dapat memenuhi kebutugan fungsional perusahaan sehingga dapat meningkatkan efisiensi perusahaan.

Sumber    : Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya

                    ( http://journal.wima.ac.id/index.php/JIMA/article/download/133/132 )