INTERNAL AUDITOR

A.             Pengertian Internal Auditor

Pada mulanya, audit hanya terbatas pada kegiatan menguji, mencocokkan dan membuat laporan mengenai kewajaran laporan keuangan suatu perusahaan. Dalam tahap ini, audit lebih banyak berperan pada bidang finansial dimana bertujuan menemukan dan mencegah kecurangan serta menemukan dan mencegah kesalahan. Sejalan dengan semakin besarnya skala perusahaan. manajemen mulai merasakan audit yang tidak hanya terbatas pada bidang finansial saja, tetapi diperluas kepada bidang non finansial. Untuk memenuhi tuntutan ini, lahirlah internal audit yang selain meliputi audit pada bidang finansial, juga meliputi evaluasi terhadap kecukupan sistem internal control dan kualitas kerja pelaksanaan dalam perusahaan. Internal audit adalah suatu fungsi penelitian yang bebas dibentuk dalam suatu organisasi untuk memeriksa dan menilai kegiatan-kegiatan perusahaan sebagai jasa bagi organisasi tersebut.

Istilah internal auditor terdiri dari dua kata yaitu internal (intern) dan auditing (audit). Bila diartikan secara sederhana adalah suatu audit yang dilakukan oleh pihak intern dalam arti oleh perusahaan dengan menggunakan pegawai perusahaan itu sendiri. Ini harus dibedakan dengan ekstemal auditing yaitu audit yang dilakukan oleh pihak luar perusahaan atau pihak yang independen, dalam hal ini akuntan publik.

The Institute of Internal Auditor dalam Statement of Responsibility of internal auditor yang dikeluarkan tahun 1957 menyatakan "Internal auditing adalah suatu kegiatan penilaian yang independen dalam organisasi untuk menilai operasi sebagai jasanya diberikan kepada manajemen. Jadi internal auditing merupakan pengendalian manajerial yang melaksanakan fungsinya, mengatur dan mengevaluasi keefektifan pengendalian lain".

Dari pengertian di atas maka sifat dari internal auditing adalah kegiatan penilaian yang tidak memihak dalam suatu organisasi untuk mengadakan audit didalam suatu akuntansi yang diperlukan perusahaan, audit keuangan dan operasi lainnya yang merupakan dasar untuk membantu manajemen. Pengertian lain dari internal auditing seperti yang dikemukakan oleh Mulyadi, sebagai berikut "Internal auditing merupakan kegiatan penilaian yang bebas, yang terdapat dalam organisasi perusahaan yang dilakukan dengan care audit akuntansi, keuangan dankegiatan-kegiatan lainnya untuk memberikan jasa kepada manajemen".

Tim yang melaksanakan fungsi auditing di dalam perusahaan disebut internal auditor, internal auditor mempunyai status sebagai pegawai melakukan audit mempunyai status sebagai pegawai perusahaan, keberhasilan tugas internal auditor ditentukan dari kecakapannya dalam memanfaatkan setiap informasi yang ada, yang berhubungan dengan kegiatannya. Guna menjamin hasil kerja dari bagian perlu diperhatikan kualifikasi yang baik dari pegawai bagian internal audit tersebut.

S. Hadibroto antara lain menyatakan:

“Auditor (pemeriksa) diharapkan menguasai berbagai bidang ilmu, yaitu : llmu Ekonomi Manajemen, Hukum, Moneter dan sebagainya. Maka dari itu sebagai audit bertindak sebagai sebuah tim yang sifatnya multi disipliner”.

Dari definisi yang dikemukakan oleh S. Hadibroto tersebut diketahui bahwa pengangkatan star untuk internal audit haruslah berdasarkan kecakapannya, sebab selain menguasai disiplin ilmu lainnya seperti : ekonomi, hukum, keuangan, sistem informasi dan komunikasi, statistik dan komputerisasi. Pengetahuan ini akan sangat membantu bagi internal auditor dalam melaksanakan tugas audit intern. Tugas audit intern yang luas ini sudah pasti melibatkan berbagai personel dalam manajemen dengan level yang berbeda-beda dan kepribadian yang tidak sama pula, sehingga paling tidak audit intern dituntut untuk memahami behavior science dan proses komunikasi.

 Bagian internal auditing secara keseluruhan dapat dihagi atas dua kategori,yaitu:

1. Financial audit

2. Operasional audit

1. Financial audit

Audit yang dilakukan disini meliputi pembuktian kebenaran tentang adanya harta kekayaan serta keabsahan dokumen-dokumen. Juga untuk meyakinkan adanya perlindungan, serta penilaian yang konsisten atas harta kekayaanperusahaan.Di samping itu di dalam audit juga tercakup untuk meyakinkan serta mengetahui apakah sistem akuntansi yang dibuat telah dapat dipercaya dan cukup baik, kemudian membahas apakah pengawasan intern yang baik telah dijalankan.

1.    Operasional Audit

Audit pada bidang operasi akan mencakup setiap tahap kegiatan perusahaan,dimana pemeriksaan ini bertujuan untuk menilai apakah kebijaksanaaan perusahaan,pedoman standar kerja telah dipatuhi oleh para pelaksana demi untuk meyakinkan apakah para pelaksana telah memenuhi persyaratan yang dibutuhkan ditinjau dari segi latar belakang pendidikan, kemapuan dan pengalaman yang cukup untuk melakukan pekerjaannya. Dengan adanya kewajiban terhadap lembaga pemerintahan maka internal auditor akan melakukan audit apakah berbagai peraturan pemerintah telah dipenuhi,demikian juga perjanjian kerja serta kewajiban kepada pihak luar telah dilaksanakan sesuai dengan perjanjian. Oleh karena itu dengan adanya bagian internal auditor yang bekerja dengan baik, maka audit yang dilakukan oleh akuntan publik atas perusahaan akan lebih cepat. Sebagaimana mana dikemukakan di atas pengawasan intern tersebut dikepalai oleh satuan pengawasan intern yang selalu menilai dan mengawasi, penerapannya dengan baik. Sedangkan untuk menetapkan luasnya yang akan dilaksanakan didasarkan pada sistem pengawasan intern yang ada pada perusahaan yang bersangkutan.

B. Fungsi dan tanggung jawab internal auditor

Pada saat ini fungsi internal auditor dalam suatu perusahaan semakin diperlukan,terutama pada perusahaan yang memiliki skala operasi yang luas dan besar. Internal auditor tidak hanya berfungsi untuk mengurangi kebocoran dan penyelewengan dalam perusahaan, akan tetapi lebih dari itu yaitu sebagai penghasil informasi yang tepat dan tidak memihak serta dapat mernbantu meningkatkan mutu pimpinan dalam pengendalian perusahaan. Di dalam tugasnya membantu pimpinan, maka fungsi internal auditor harus sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen yang dapat digolongkan sebagai berikut:

1.      Fungsi perencanaan

     yang merupakan perencanaan operasi melalui saluran manajemen yang sah yang meliputi rencana jangka panjang maupun jangka pendek sesuai dengan tujuan perusahaan.

2.      Fungsi pengawasan

     termasuk pengembangan testing dan perbaikan kelayakan yang berarti dengan membandingkan standar dengan hasil pekerjaan dan membantu pimpinan dalam menetapkan kesesuaian antara hasil pekerjaan dan membantu pimpinan dalam menetapkan kesesuaian antara hasil yang nyata dengan standar.

3.      Fungsi pelaporan

     yang meliputi penyajian interprestasi dan analisa data keuangan bagi pimpinan dan menekankan penilaian data dan referensi perusahaan serta tujuan dari metode bagian-bagian. Pengaruh ekstem dan kelayakan penyajian laporan kepada pihak ketiga seperti pemerintah, pemilik kreditur-kreditur, langganan, masyarakat dan pihak-pihak lain.

4.      Fungsi akuntansi

     termasuk pembentukan perusahaan dan akuntansi umum,akuntansi biaya dengan sistem dan metode yang mencakup rancangan dan pembentukan serta pemeliharaan semua buku-buku catatan transaksi keuangan yang objektif dan menyesuaikannya dengan prinsip-prinsip akuntansi dengan internal auditing yang baik.

5.      Fungsi lain-lain

     termasuk pemberian nasehat perpajakan, memperbaiki sistem dan prosedur serta internal audit.

                 Dari fungsi-fungsi di atas jelas kelihatan bahwa internal auditor harus memiliki kecakapan yang luas. Ia harus mampu menilai dan mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai manajemen, mampu mendeteksi dan mengantisipasi kelemahan yang mungkin terjadi di masa depan dan menciptakan saluran komunikasi pada berbagai tingkat kegiatan dalam manajemen.

 Lebih lanjut penulis lain menyebutkan bahwa fungsi internal auditor adalah :

1.      Menentukan baik tidaknya internal auditor dengan memperhatikan pemisahan fungsi dan apakah prinsip akuntansi benar-benar telah dilaksanakan.

2.      Bertanggung jawab dan menentukan apakah pelaksanannya mentaati peraturan,rencana policy dan prosedur yang telah ditentukan sampai menilai apakah hal-hal tersebut perlu diperbaiki atau tidak.

3.      Memverfikasi adanya kebutuhan kekayaan termasuk mencegah dan menemukan penyelewengan.

4.      Memverifikasi dan menilai tingkat kepercayaan terhadap sistem akuntansi (accounting system) dan pelaporan.

5.      Menilai kehematan, efisiensi dan efektivitas kegiatan.

6.      Melaporkan secara obyektif apa yang diketahuinya kepada manajemen disertai rekomendasi perbaikannya.

Selanjutnya Hassel B. Bell memberikan serangkaian fungsi internal auditor yakni:

1.      Menemukan berbagai situasi untuk meniadakan pemborosan dan inefisiensi.

2.      Menyarankan perbaikan dalam kebijaksanaan prosedur dan struktur organisasi.

3.      Menciptakan alat-alat penguji terhadap hasil pekerjaan para individu dan berbagai unit organisasi.

4.      Mengawasi ketaatan pada syarat-syarat yang ditentukan oleh anggaran dasar danundang-undang.

5.      Mengecek akan adanya tindakan-tindakan yang tidak atau belum disetujui, yang menyeleweng dan tidak wajar secara lisan.

6.      Mengidentifikasikan tempat-tempat yang mengandung kemungkinan timbulnya kesulitan dalam kegiatan di masa depan.

7.      Menciptakan seluruh komunikasi antara berbagai tingkatan kegiatan dan pimpinan yang tertinggi.

            Walaupun penyajian kedua penulis di atas berbeda tetapi pada prinsipnya tujuan mereka dalam menetapkan fungsi internal auditor itu adalah sama yakni menekankan kepada peningkatan hasil guna perusahaan secara umum.

            Internal auditor bukan merupakan fungsi operasional karena ia tidak terlibat dalam kegiatan utama perusahaan seperti pembelian bahan, penjualan produksi dan sebagainya. Tetapi bagian ini berfungsi sebagai star perusahaan. Oleh karena itu iatidak akan melaksanakan perintah atas apa yang direkomendasikannya kepada pimpinan, Internal auditor harus bebas membahas dan menilai kebijaksanaan pejabat yang dia audit.

            Internal auditor sebagai star mengandung pengertian yang sama seperti penasehat atau konsultan yang berasal dari pegawai perusahaan. Tetapi perlu dicatat bahwa nasehat yang diberikan oleh internal auditor bukanlah mutlak harus diikuti oleh manajemen. Tanggung jawabnya hanyalah sebagai penasehat yang berkewajiban memberikan nasehat yang paling baik sedangkan untuk mengambil keputusan tetap berada di tangan pimpinan. Dengan demikian bagian internal auditor bukanlah satu-satunya penasehat bagi manajemen dalam mengambil keputusan.

            Perlu ditambahkan bahwa bantuan lain yang dapat diberikan oleh internal auditor kepada pimpinan adalah berupa pendidikan dan latihan kepada pegawai-pegawai baru yang direncanakan akan ditempatkan, misalnya untuk bagian pembukuan. Demikian juga apabila perusahaan membuka cabang-cabang baru sudah tentu akan memerlukan pembagian tugas untuk mengurus kegiatan cabang tersebut, dan apabila perlu mereka juga harus mendidik para pejabat dalam posisi pimpinan. Oleh karena itulah seperti yang dikemukakan terdahulu, para star internal auditor haruslah mempunyai pengetahuan dasar dan pengalaman yang cukup untukmenduduki posisi tersebut.

A.             Kedudukan Internal Auditor

Internal auditor merupakan fungsi star bukan fungsi garis atau fungsi operasi. Internal auditor tidak melaksanakan wewenang pihak lain dalam perusahaan, tugas-tugasnya adalah melaporkan hasil temuan audit kepada orang yang benar-benar berwenang untuk mengambil tindakan yang diperlukan. Kedudukan bagian internal auditing terutama sekali tergantung dari tempatnya di dalam organisasi perusahaan dan dukungan orang diperolehnya. Manajemen puncak akan menentukan luasnya tanggung jawab dan dasar-dasar kebijaksanaan yang mengatur kegiatan-kegiatan dari bagian ini.

Dimanapun bagian internal auditing ini akan ditempatkan, yang penting bahwa internal auditor harus benar-benar bebas dari fungsi bagian-bagian lain yang diaudit. Hal ini ditegaskan oleh pernyataan The Institute of Internal Auditor, dalam Statement of Responbility of The Internal Auditor sebagai berikut “Organization status should be sufficient to essure a broad range of audit coverage, and adequate consideration of an effective action on audit findings and commendation”.

Dari penegasan di atas kelihatan bahwa kedudukan internal auditor dalam organisasi harus dapat mendukung untuk memastikan pemeriksaan yang dilakukan mempunyai cakupan yang luas, dan pertimbangan yang tepat terhadap tindakan yang efektif atas temuan-temuan audit dan saran-saran yang dibuat.

Namun, ditinjau dari segi tanggung jawab pelaporan dan pembentukan struktur organisasinya, bagian internal auditing memiliki variasi yang berbeda-beda tergantung pada situasi dan kondisi perusahaan serta tujuan yang hendak dicapai.

Berikut ini dikemukakan beberapa bentuk dari struktur organisasi bagan internal auditing:

1.      Penempatan bagian internal auditing sebagai star direksi dimaksudkan untuk membantu pihak wakil presiden yang membidangi bagian keuangan dalam melakukan pengawasan atas keseluruhan kegiatan operasional.

2.      Penempatan bagian internal auditing di bawah koordinasi departemen controller dimaksudkan untuk membantu pengawasan atas ruang lingkup bidang keuangan.

3.      Penempatan bagian internal auditing di bawah dewan direksi, dimaksudkan untuk membantu pihak tersebut atas prestasi kerja atau performance manajemen yang dimonitor.

B.             Pedoman Audit Pembelian dan Pemakaian Bahan Baku

Setiap perusahaan akan membutuhkan bahan atau barang setengah jadi untuk  diproses. Untuk itu harus dilakukan pembuatan bahan-bahan maupun barang setengah jadi dari luar terlebih dahulu, sedangkan pihak yang mengetahui pembelian bahan-bahan atau barang tersebut adalah bagian produksi. Pimpinan bagian produksi mengambil inisiatif untuk memberitahukan kepada bagian pembelian tentang bahan/barang apa yang harus dibeli, berapa banyak dan pada waktu mana harus dipesan dengan menyerahkan surat daftar permintaan pembelian. Bagian pembelian dalam melakukan tugasnya perlu mengetahui data dan keterangan tentang supplier mana yang baik, harga pasar bahan/barang tersebut, cara-cara pengangkutan, jumlah yang paling ekonomis untuk dipesan dan sebagainya.

Setelah permintaan pesanan datang dari bagian produksi maka bagian pembelian mengirimkan surat pesanan kepada calon supplier. Di dalam suratpesanan ini jumlah yang dipesan, harga barang, cara pembungkusan dan tanggal pesanan tersebut datang.

Selain itu dinyatakan pula apabila barang yang dipesan terbukti tidak sesuai spesifikasi, pembeli berhak mengembalikannya. Surat pesanan yang dibuat banyaknya tergantung dari sistem administrasi/akuntansi perusahaan yang bersangkutan. Sekurang-kurangnya diperlukan :

1 lembar untuk supplier

1 lembar untuk bagian penerimaan

1 lembar untuk bagian pemnbukuan

1 lembar untuk bagian produksi

Setelah supplier mengirimkan barang yang dipesan maka bagian penerimaan akan mengaudit apakah barang yang diterima tersebut sesuai dengan apa yang dipesan. Apabila barang telah diperiksa dan terbukti sesuai dengan pesanan maka bagian penerimaan akan memberikan laporan kepada bagian pembelian dan pesanan

diteruskan kebagian penyimpanan (gudang). Laporan penerimaan dibuat dalambeberapa rangkap antara lain :

 1 lembar dikirim ke bagian pembelian

1 lembar dikirim ke bagian akuntansi

1 lembar dikirim ke bagian gudang

Di samping pengiriman barang yang dipesan, maka supplier juga mengirimkan faktur pembelian yang diterima oleh bagian pembelian dan diteruskankepada bagian pembukuan. Selanjutnya apabila bagian produksi memerlukan bahan/barang tersebut untuk proses produksinya, maka bagian ini mengirimkan surat permintaan pemakaian bahan kepada bagian gudang, rangkap dari surat ini dikirimkan pula pada bagian pembukuan/akuntansi untuk dipakai dalam pencatatan perobahan persediaan (inventory records) dan pencatatan akuntansi biaya. Dengan adanya surat permintaan pemakaian bahan ini, maka bagian gudang mengeluarkan bahan yang diminta oleh bagian produksi, sedangkan bagian akuntansi akan mencatat pengurangan jumlah bahan serta pembebanan pada biaya produksi.

Dalam hubungannya uraian di atas dengan pedoman audit pembelian dan pemakaian bahan yang dilakukan oleh internal auditor maka pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan di atas adalah sangat berhubungan sekali, apakah telah dijalankan dengan semestinya atau hanya berupa catatan-catatan saja.

Setiap internal auditor didalam melaksanakan tugasnya melakukan audit pembelian dan pemakaian bahan baku terlebih dahulu harus membuat rencana audit sebelum melakukan tugas pelaksanaan audit. Perencanaan ini harus didokumentasikan.

Dalam tugas perencanaan akan melakukan audit pendahuluan terhadap pembelian dan pemakaian bahan baku untuk mendapatkan informasi yang diperlukan mengenai semua aspek penting dari pelaksanaan pembelian dan pemakaian bahan baku di perusahaan tersebut.

Informasi ini akan dipakai sebagai alat kerja dalam merencanakan tahap pelaksanaan audit terhadap audit pembelian dan pemakaian bahan baku yang sekaligus mencakup:

1.        Menentukan tujuan dan ruang lingkup audit

2.         Memperoleh informasi mengenai latar belakang kegiatan yang akan diaudit

3.        Menentukan sumber daya yang perlu untuk melakukan audit

4.        Membicarakan dengan mereka yang terlibat dalam audit

5.         Melakukan pemahaman dan survey         lapangan, mengenai kegiatan dan  pengendalian yang akan diaudit, mengetahui titik berat audit dan minta saran dari bagian yang diaudit

6.        Membuat audit program

7.         Menentukan bagaimana, kapan dan kepada siapa audit akan disampaikan

8.        Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit

Sumber : http://www.scribd.com/doc/12781495/Internal-Auditor